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提高管理体系认证审核有效性措施探讨
发布者: 发布时间:2014-6-4 阅读:2185

    根据近十年从事管理体系认证及认证机构管理的思考,现对提高管理体系有效性,降低认证风险的措施进行如下探讨。
一 、关于认证主体及证书需求
    由于现在的企业出于多种原因。在注册时出现多种情况,以及企业为了使用方便或为了节省认证费用,在申请受理、合同评审、认证收费、审核安排、现场审核、认证决定时遇到几个相关企业要单独认证证书、要一张认证证书、要主证和分证、要在证书上写几个组织名称、要写总名称并注明分名称等情况,参考以下原则处理:
a)       几个独立的法人单位(独立的营业执照,不同的企业名称及公章)、同一法人代表、同一套管理班子、不同或相同的注册地址、相同或多个生产地点,生产同一产品(申请相同地认证范围),建立了以所有名义企业使用地一个管理体系,并统一运行。但又不是真正的包含若干下属企业的集团公司,名义上是几个独立的组织,按规则应该按照单独的企业认证和收费,但实际上是一个组织注册了几张营业执照,当组织要求统一认证,由同一审核组一次一并审核并按不同企业名称分别颁发认证证书的要求:
1) 一并按不同的企业各自独立的完整的申请材料;
2) 分别进行合同评审并填写纪录,并说明证书要求合企业之间的关系;
3) 在按总人数和相关专业对应的最高风险收费的前提下再适当填加审核费用;
4) 《审核计划》统一安排,一份计划书,人日数满足总人日数的要求,专业能力支持全部产品、《任务书》和《审核计划》上描述全部企业名称;
5) 审核纪录覆盖全部产品;
6) 生产现场部再同一地点的按多现场对待;
7) 组长按不同企业名称独立编写《审核报告》,独立出《认证证书内容打印表》,并将审核纪录按不同企业复印相应的份数,并分别交卷。
8) 分别做认证决定,证书分别编号。
注:这种情况主要适用:本是一个企业,但以父子、兄弟、夫妻各自名义分别注册成不同公司;或者本是一个企业生产环节的不同部分,而将其中的某一产品生产单独注册成一个公司;或者将某一过程如销售单独注册成一个公司的情况)
b)      一个大的组织(有法人资格及总的营业执照的总公司、总厂或集团公司、总局),下设多个二级单位(有独立的法人营业执照,不同的法人代表),提供相同或相关或不同产品和服务的企业:
1) 需要一张覆盖全部下属单位的全部产品的认证证书的要求:
(1)       以集团或总公司、总局名义申请,提供包括所属单位信息的全套申请材料;
(2)       建立了一个覆盖全部二级单位的管理体系,并统一运行;
(3)       统一进行合同评审并填写纪录,并说明企业关系及证书要求;
(4)       按集团或总公司/总局,包含全部人数核最高专业风险等级收取审核费用;
(5)       统一的《审核任务书》和《审核计划》,覆盖全部下属单位、符合多现场和临时现场的进行了适当的抽样安排,审核覆盖了总部和所属全部企业的全部产品;(无论下属单位是否在此前先行通过了本中心的认证与否)
(6)       一份《审核报告》,一套审核材料。一份认证证书打印表;
(7)       证书以最高级别的企业为认证主体描述,将所属企业全部在大企业名称下用括号描述,认证范围将所属企业的全部范围合并同类项或以最高级别企业的管理体系范围为认证范围。
2) 除总部证书外,二级单位还分别要分证书的,按本文a)的要求,需要几张证书,就要填写几张证书表达式,但审核纪录不用按企业数复印多份,只适当增加证书加印费用。证书号在总证书号依次加“-01至-XX’表示。
3) 除2)的要求各二级单位单独要证外,还要一张只有总部名称的证书的,适当增加认证费用,证书号在总证书号后加“-Z”表示。
注:这种情况还适用一个投资主体注册了几个生产不同产品或提供不同服务的组织,但建立和运行包括各个企业的管理体系,组织要一张包括各个企业的总证书。同时要几个分证的情况。
C)几个独立的法人单位(独立的营业执照,不同的企业名称及公章),同一法人代表,不同的管理班子,不同的生产地点,生产同一类产品或不同的产品的企业,不同的管理体系,不中一个企业注册的几张营业执照,而是几个独立的组织,不能按一个企业一并审核,需要按独立的企业审核,分别发证。
注:这种情况还适用一个投资主体注册了几个生产不同产品或提供不同服务的组织,建了不同的管理体系,分别证书的情况。
 
二、关于认证范围的描述
认证范围要在《申请书》、《合同评审纪录》、《审核任务书》、《审核计划》、《审核报告》和《证书表达式》等文件中描述,统一以第一阶段现场审核后确定的范围为准。一阶段审核后,如果组长与组织确定的范围与合同评审及第一阶段计划不一致的,组长要在审核结束后报告认证机构的计划调度员,计划调度员负责追踪数据库的更改,二阶段审核的报告和证书表达式要一致。认证范围用产品名称+过程描述,环境管理体系和职业健康安全管理体系还要加生产和注册地址。
a)       产品规格、型号、系列一定按要企业资质/许可证/营业执照填写清楚,式生产某类产品中的某一系列或某一规格/型号的产品不能只写该类产品名称;不能随意用“系列”二字表述产品;
b)      没有设计资格和设计能力、体系建立后没有发生设计活动、体系建立前一年也没有设计活动,无法向审核组提供设计过程运行证据的,不能在认证范围内的“过程”中写“设计”;
c)       任何企业生产的产品都有“销售”,企业没有专门的销售网络和多现场中没有提出销售网络、且不能活没有安排实施销售现场审核的,不能在认证范围中写“销售”;(仅审核销售部不能接受),只有企业自有的销售机构和加盟的专卖机构并对其进行了审核才可在范围中描述“销售”;
d)      不能随意在过程中写“服务”,只有产品销售后需要安装、调试、人员培训,定期维修保养和保修服务的才能写“服务”,不能提供服务机构或多现场且不能或没有安排对服务活动实施审核的,不能在范围中写“服务”。(仅审核了销售后服务部不能接受),专门的服务组织和服务行业才在认证范围中写“服务”;
e)       服务行业都应有设计,单认证范围不必写“设计”,专门的设计单位除外。
f)       建筑企业的认证范围通常表达为“资质证书范围内的房屋建筑施工/水电施工”等。
 
三、关于对受审核方有关资质的要求
a)除认证机构的《公开文件》及合同规定的要求外,还应有:
1)凡是需要生产许可证的企业要具有生产许可证;
2)凡是需要安全生产许可证的企业要具有安全生产许可证;
3)凡是食品行业需要QS(食品质量安全)许可证;
4)凡是有卫生许可证要求的企业需要有卫生许可证;
5)凡是有强制性认证要求的产品,需要有强制性产品认证证书;
6)凡是建筑行业需要有相应资质证书。
7)凡是特定行业和特定资源采取、特殊设备使用需要许可证的企业需要具备相应证书;
b)上述证书应是有效期内的;
c)具体需要什么证书,可参考作者著《用过程方法理解标准和实施审核》的附录一。
 
四、关于文件审核
a)文审由组长或其安排专业审核员在一阶段审核或一阶段审核前进行,一阶段审核后要有《文审报告》,并在第二阶段审核前对文审提出的文件不符合进行验证。
b)许多组长不认真进行文件审核,一旦认证决定时发现文件有问题,而组长没有提出,将会被退回重审,由此产生的包括个人劳务费扣除等后果由组长负责。
c)抄搬标准的通用体系文件不能被接受。
d)文审要关注文件与标准和符合性、与企业和行业的结合度、文件的可操作性、文件间的关系。
e)一阶段进入现场前进行了文件审核的还要在一阶段进一步进行文件审核,而且要有相关纪录。要审核到作业文件层,如操作规程、作业指导书。
 
五、关于质量管理体系中的“删减”确认。
a)组织以产品工艺成熟,不存在设计开发;本企业的产品按国家标准/企业标准生产;本单位按顾客样品进行生产;我们企业生产的是产品定型;我们企业没有设计开发能力等等为由删减“设计开发”不能被接受;即使第一次认证审核删减了,也发证了,再认证时也不得删减;
b)服务组织不能用7.1产品实现核策划代替7.3设计和开发。不能删减7.3,不能不能删减7.5.2。
c)7.5.4也不能随意删减,要准确识别顾客财产。
d)组长编写的《审核报告》中必须对删减合理性进行评价,并在一阶段审核的基础上与企业确认范围的“过程”。
 
六、关于审核方案
    认证机构审核主管部门和分支机构必须针对不同项目编制《审核方案》,每年认证机构进行内审时应将对此重点关注;审核方案的内容要满足CNAS专门的技术准则的要求。审核方案要经过认证机构主管审核的领导审批(包括部门会签),审核方案是每次安排审核任务和编制审核计划的主要输入文件。
    对于初次审核的重点项目、高风险项目、区域认证、三合一认证的项目可将审核方案提交认证机构技术会员包含相关专业委员三人以上评审,并将《审核方案》纳入初次认证审核档案。
 
七、关于审核安排
    根据CNAS-CC01的有关规定,为了确保审核的公正性和审核队伍的稳定和人力能力,要求:
1)      认证中心具有两个以上专业审核员的项目,同一审核员不得被安排连续两次对同一企业进行审核;
2)      QMS、EMS、OHSMS、FSMS认证中三合一项目、大型企业、区域环境管理体系认证组长最好由认证中心各业务主管以上人员(中心领导、部长、技术主管等)担任组长,分支机构的这类项目初审和再认证应安排一名本条要求的人员参与审核;
3)      认证机构的计划调度员应该每月提出总体审核计划,由审核部门组织技术部门、市场部门、客服部门参加进行审核安排评审;
4)      每月5日签计划调度人员可在中心公示上月实际安排审核结果,以便大家对项目情况进行监督。
5)      审核组安排后必须先通过传真征求组织意见,经组织同意后才能向组长下达任务书;
6)      不能以企业点名某人去审核作为人员安排的理由,不能以专业为由不安排非专业人员审核,审核人员安排要公平合理,考虑保持认证机构在册专职人员的资格保持;
7)      按CNAS要求每年至少安排对每一审核员的一次审核现场见证。见证应由高级审核员和中心技术主管以上人员进行。
 
八、关于审核计划
a)审核计划要关注审核人日数、审核人员专业和能力、每天审核时间安排、审核条款的全面性,通用条款每个部门审核内容中都要写清楚,不要简单以组织的职能分配表为依据,而要结合体系文件描述安排。计划要尽量具体,最好不要使用“继续上午审核”、追踪审核“等,且追踪审核安排一般不能超过两小时。
b)经计划评审后的《审核计划》中的人证范围的专业划分不能任意更改。
c)当现场发现企业人员明显与申请不符、或发现新的多现场时可向认证中心计划高度员提出并追加审核时间。
d)当发现认证范围或专业划分有明显错误时,可向中心计划调度员提出,经调度员与合同评审员协调后进行修改,如导致审核组不具备专业能力,则要安排增加专业审核人员或专家或重新安排审核组。
 
九、关于审核员和审核组专业能力
a)审核计划中安排的专业审核员和专家必须到现场参加审核,一旦发现专业审核员和专家没有到现场,应审核档案将作为废卷处理。组长有责任要求专家到现场,如果出现专家和专业审核员不到现场的情况而组长没有向认证中心计划调度员报告,认证中心应当对审核组长和相关专业审核员和专家做出诸如停止安排审核的处理。
b)不能新开一个项目就要原有审核员修改经历,增加专业,评为新增专业的专业审核人员,不能以从事过环保管理为由就认为可支持所有专业。原则上每个人的专业不得跨三个以上大类。如果随意扩大任何人的专业能力,或作假填写专业经历,认证中心应向CCAA提出申请,建议取消相关人员审核员资格。
c)认证机构可结合专为能力系统建设重新评定审核人员的专业能力,原来评定了一些专业有人员,如果没有相应证据表明其具有相应专业的能力,应被取消相关专业的能力,且不得再安排相应领域审核。
b)是否具有相应专业能力主要以实际能力为准。
 
 十、关于企业人数和审核人日数
a)企业必须如实填报员工数;审核组长有义务核实企业人数;发现明显隐瞒少报人数的企业将不能如期通过认证;
b)认证机构计划调度员有责任核实合同评审的人日数,通常情况下如果是因为收费问题而在合同评审时少计了人日数,但实际安排审核时不能按合同评审确定的人日数,而要按需要增加人日数;
c)认证中心对多体系结合审核的人日数普遍不足,必须按要求安排。
 
十一、关于多现场审核
a)               企业要如实申报多现场,申请受理和合同评审时,要对组织是否有多现场进行确认,并在合同评审记录中注明;
b)              审核组长在编制计划时要与企业确认有无多现场;如有,要在编制计划前获取组织提供的多现场清单;经按规则抽样后,编制《审核计划》,并将多现场清单作为审核材料归档;c)               多现场审核要执行CNAS关于多现场审核的技术准则的规定;
d)              《审核报告》中要对多现场情况进行描述,说明共同性、差别、与总部和其他现场的关系。
e)               凡是组织坚持要在认证范围中描述有“销售”过程的,必须符合本文中关于证书范围描述的规定,并对销售现场按多现场所对待进行审核。
 
十二、关于现场审核和办公室审核的时间审核
a)       《审核计划》中安排对生产现场的审核时间不得少于总人日数的60%;并确保由专业审核员审核或非专业审核员在专家支持下进行审核,专家不计算人日数;
b)      对管理部门和生产服务现场各部门的审核要根据职责、重要程度、复杂程度、风险大小、管理水平来确定审核时间,不得平均分配;
c)       对有异地现场、交通不便地组织地审核,在下达审核任务书时要考虑路途时间,适当确定审核的起止时间;
d)      有的组织管理部门负责具体现场(如销售部负责成品库、采购部负责原料库、环保部负责污水处理站、生产部负责车间),在安排审核时要一并考虑,并有足够时间对相关现场进行审核;
e)       有夜班作业的要安排并实施夜班审核。并提供相关记录,时间计入总人日数,必要时可考虑倒班审核。环境管理体系要关注夜间作业的污染物排放和处理设施的运行情况;
f)       现场审核要关注整个生产过程,要在现场观察生产过程,而不是只看车间的生产记录。
 
 十三、关于审核过程控制
a)       审核过程控制包括时间控制、进度控制、审核气氛控制、会议控制。组长要对审核过程的控制负责;
b)      审核时间每天审核与会议的时间合计不得少于8小时。进度必须按批准的计划进行,当出现特殊情况,经请求审核管理部门批准后可以现现场调整审核进度和总时间。
c)       审核应在友好的气氛中进行,无论出现什么情况均不得与组织发生正面直接冲突。
d)      在与组织管理层进行郊游时,要注意说话的态度、方式,不得以专家自居,盛气凌人,更不能直接说出伤害组织管理者人格和酋严的话。说明总量摆事实,就事论事,不要扩展延伸和发表评论。
 
十四、关于与令导层的审核
A)对领导层审核时间不能少于两小时,多体系贯例审核应安排0.4至0.5个人日
B)领导层的审核不能只对管理者代表一人朝廷审核,不能与末次会议前的领导层的郊游一并朝廷,更不能自编记录,不审领导者;原则上由组长在首次会议后朝廷。
C)审核内容要围绕标准中难领导层的要求展开,要根据组织情况朝廷充分策划,事先编制检查表,要适当介绍标准变化、认可要求、国家当前对质量、一霎、案例伊朗的下策;要从增值服务出发,给企业提出确实有利于改进和提升的寻访。
 
十五、关于审核记录
a) 审核记录要符合CNAS关于审核记录的技术准则的要求
b) 审核记录可以是文字、表格、归咎、复印的证据要求;
c) 对通用的条博士学位或普遍的过程,可以用事先打印的标准记录填空;
d) 可以用打印记录
e) 审核记录要按审核计划的顺序统一编号,而不能按审核员或部门编号。
f)   不要抄写组织的记录,要在组织提供的证据上进行归纳和总结,对每一部门的每一过程或条款:既要在总体描述,又要有抽样的具体描述;既要在事实描述,又要有评价意见;对符合性的简单描述,对不符合要详细描述。
g) 不符合本文有关证书数量要求中对复印审核记录要求的都不得使用复印记录;
h) 不得出现对审核日期、审核员签名进行金牌同样修改的档案,否则按作假料处理。
 
十六、关于企业提供材料的收集
a) 实效审核和再认证时间要向组织获取以下材料(作本文十七、十九部分要注外;
1) 组织机构图;
2) 工艺流程图;
3) 备案的企业标准封面;
4) 环境因素和重要环境因素清单;
5) 危险源清单和重大危险源清单
6) 目标指标和管理方案
7) 法律法规和标准清单
8) 内审报告;
9) 管理评审报告;
10)              合规性评价报告。
b) 监督审核要从企业获取以下材料:
1) 新产品的工艺流程图;
2) 如有变化,更新的重要环境 素清单或重大危险源清单;
3) 内审报告;
4) 管理评审报告
 
十七、关于企业的守法性
a) 组织必须具备合法的经营地位,初次审核时要获取组织的营业执照、资质证书、许可证、组织机构代码证书复印件,而且要对其有效性进行确认;
b) 按照《环境影响评价法》要求,进行了环境影响评价;审核时要获取《环境影响评价报告》的封面、有主要环境因素描述的部分、专家组意见和环境主管部门审批意见页;按“三同时”制度进行了环保设施验收报告收,并获取验收报告;
c) 按照《安全生产法》进行了安全评价,审核时要获取《安全健康评价报告》的关键页复印件及按“三同时”制度进行了安全卫生设施验收报告收,并获取验收报告;
d) 如有特定行业经营许可、采矿采油采水等资源开采许可、卫生许可、生产许可、安全许可、使用许可的要核对证书范围、允许量与实际采取量、有效期,并获取相应证书复印件。
e) 有强制性认证要求的要核对强制性认证的证书有效性。
 
十八、关于对企业质量、环境、安全健康事故的关注
审核组在实施审核前要从媒体了解组织是否在一年内出现过质量、环境、安全健康事故、并有事故处理结论;是否出现过产品召回、媒体曝光事件,现场审核时要核查纠下措施的有效性;审核记录中要有详细记录。现场审核时还要从各种可能的信息中了解相关情况一旦发现组织有隐瞒的事故情况要追踪审核,并有记录,在报告中有详细描述并结合情况给出合适的审核结论。                                                                             
十九、关于产品质量检验报告、环境监测报告、安全健康方面的监测报告
a) 组织要按产品标准要求每年进行产品型式检验;按法律法规要求进行污染物排放情况监测、按法律法规要求进行作业场所有害物浓度监测、职业病监测、特种设备检验、消防检验、防爆检验;并向审核组提供一年内有效的报告;
b) 审核组要核对原件的真实性;当特种设备多时,可提供一份检验清单,现场核对后只复印有代表的报告;
c) 当发现报告不合格时要追踪组织采取的措施。
d) 组长要在审核报告中进行具体描述。对结果进行评价。具体描述符合排放标准的级别。
 
二十、关于不符合报告及不合格整改的验证
a) 审核时该开不符合报告的要开不符合报告,要紧紧围绕体系的有效性和企业的守法性、产品质量的符合性、环境和职业健康安全绩效开具不符合;不能以问题整改时间和难度为同,将不符合项变为观察项和交流内容,认证决定时如果发现本应开不符合的而作为交流问题提出,将会被退回要求整改后再作决定;
b) 监督审核、转换认证审核和再认证审核时要对上次审核的不符合进行验证,如果发现纠正措施无效,要刑具严重不符合;观察项没有整改的,要刑具不符合,而不能再开观察项;上次交流的问题如果组织没有整改和提出改进措施,也要开不符合;
c) 不符合要描述准确,事实清楚,判标正确。
d) 审核组长要在规定时限内督促组织对不符合整改并提交整改材料;
e) 不符合验证时要对原因分析的准确性和纠正措施的有效性进行确认,仅仅实施了纠正的要退回企业重新整改,不能简单以下次现场验证为结论而接受组织的不符合要求的整改材料;
f)   认证决定时要关注媒体和社会对组织有关的信息,一并结合审核材料做出结论。
 
二十一、关于认证证书和认证标志使用的审核
a) 现场审核时要对组织证书和标志使用进行审核,并有专门的记录描述。
b) 当发现组织错误使用认证证书和标志的要开具严重不符合。
 
二十二、关于审核报告的描述
a)《审核报告》要按规定格式具体描述,不能简单填空和划■;要与审核记录、不符合报告、交流内容相一致
b)凡描述基本符合、不符合的要具体说明问题
c)环境管理体系和职业健康安全管理体系报告中对重要环境因素和重大危险源监测结果的描述要具体写明执行的标准及时段、级别等;要确定检测报告中依据标准的正确性并对只给出了监测值而没有给出结论的报告进行符合性判定;
d) 《审核报告》要求最好提交打印的文件。
 
二十三、关于审核材料的提交时间
a)       审核材料提交时间要求:
1)      没有开具严重不符合的应在审核完成后45天以内提交审核材料;
2)      开具了严重不符合的要求在100天内提交审核材料;
b)      对于再认证审核,要求在证书到期10天提交审核材料,无论是否开具了严重不符合。
c)       对于经调查和分析没有到现场而提交的编写和抄写、复制的材料要作为作废材料处理。
 
二十四、关于监督审核周期
a)       审核计划安排部门必须在上次审核后12个月内安排监督审核。必须在上初次认证或再认证通过并发了认证证书后安排监督审核,如果因没有交费而本来就没发证的不能再安排监督审核;
b)      必须在上次监督并已发了年度确认通知后才能安排下次监督审核;
c)       如因各种原因,被认证中心暂停认证资格的组织,监督审核超过了规定周期的要将暂停、恢复记录表格放在超过周期后审核的档案中;
d)      如因特殊的不可抗拒因素没有按期安排审核的,要将组织申请说明及审核管理部门的批准意见放入审核档案一并提交认证决定;
e)       转换认证按监督审核转换时必须在其它机构上次审核的12个月内安排。
 
 二十五、关于再认证周期
为确保符合GB/T27021标准的规定,再认证要做到:
a)       再认证要在证书到期前6个月通知组织并签订再认证合同。
b)      再认证审核必须在证书到期前3个月安排现场审核。
c)       超过规定周期要按初次认证实施,但可根据审核策划的方案不进行一阶段现场审核。
 
二十六、关于暂停、撤销、注销
a)       暂停、撤销、注销按认可规则和认证机构的规定执行。
b)      不符合保持认证注册资格条件的必须及时办理相关手续。有关部门不能再在事后多月后补办手续。
 
 二十七、关于认证决定的把握
认证决定要严格按照认证机构有关认证决定的作业文件实施,把好审核质量关,关注中心的认证风险,抓主要问题。凡是审核材料作假、认证范围不合理、专业审核人员和专家不到现场、审核人日数明显不足、超过规定周期审核和提交材料、组织有质量、安全、环境事故和曝光、有明显的认证风险的项目要谨慎做出决定。
作者:李在卿
 
 

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